Dal 2020 lo “scontrino di carta” tradizionale è stato sostituito dallo scontrino elettronico: la vendita viene memorizzata elettronicamente e i corrispettivi vengono trasmessi all’Agenzia delle Entrate. Ecco come funziona davvero, cosa cambia per te e per il cliente, e quali strumenti puoi usare per emetterlo.
Cos’è lo scontrino elettronico
Con “scontrino elettronico” si intende il processo di memorizzazione elettronica e trasmissione telematica dei corrispettivi: ogni vendita viene registrata da uno strumento abilitato e i dati giornalieri vengono inviati all’Agenzia delle Entrate. Al cliente viene consegnato il documento commerciale — l’equivalente “visibile” del vecchio scontrino — su carta oppure in formato digitale.
Le due componenti: valore fiscale e prova d’acquisto
- Il dato fiscale viaggia verso l’Agenzia delle Entrate: è questo che assolve l’obbligo dei corrispettivi telematici.
- Il documento commerciale resta al cliente come prova d’acquisto (per cambio merce, garanzia, detrazioni): può essere stampato o inviato in digitale, ad esempio via email.
Con quali strumenti si emette
1. Registratore telematico (RT) fisico
L’evoluzione del vecchio registratore di cassa: memorizza le vendite e trasmette i corrispettivi in automatico. Comporta i costi tipici dell’hardware fiscale: acquisto (400–1.200€), verificazione periodica biennale, manutenzione.
2. Procedura web dell’Agenzia delle Entrate
Gratuita, dal portale Fatture e Corrispettivi: adatta solo a operazioni sporadiche, perché ogni documento va compilato manualmente.
3. Registratore telematico virtuale (soluzione software)
Un software riconosciuto memorizza la vendita e trasmette i corrispettivi, senza hardware dedicato. Nella versione più evoluta — quella di Servicepay Fiscal — il flusso parte direttamente dal pagamento: il cliente inquadra un QR code, inserisce la sua email, paga (carta, Apple Pay, Google Pay) e riceve lo scontrino fiscale via email. Approfondimento: come funziona il registratore telematico virtuale.
Il percorso di uno scontrino elettronico, passo per passo
- La vendita viene battuta (in cassa, in app, o direttamente nel flusso di pagamento).
- Lo strumento memorizza l’operazione in modo inalterabile.
- Il documento commerciale va al cliente — carta o email.
- I corrispettivi vengono trasmessi all’Agenzia delle Entrate (anche in differita, secondo le regole previste).
- I dati restano conservati e consultabili; la conservazione copre 10 anni.
Le domande più comuni
Il cliente può chiedere lo scontrino di carta?
Sì: il documento commerciale può sempre essere fornito in formato stampabile. Il valore fiscale dell’operazione non cambia.
Scontrino elettronico e fattura: che rapporto c’è?
Sono due canali diversi di certificazione: corrispettivi per le vendite al dettaglio, fattura (elettronica) quando richiesta dal cliente o dovuta per legge. Una piattaforma che gestisce entrambi — scontrini e fatture, con riconciliazione dei pagamenti — evita di tenere due sistemi separati.
Cosa c’entra il POS?
Dal 2026 gli incassi elettronici devono essere collegati alla registrazione fiscale (obbligo RT-POS): pagamento e scontrino devono “parlarsi”. Con gli strumenti tradizionali serve configurare il collegamento tra dispositivi; con una soluzione a flusso unico il collegamento è nativo. Ne parliamo nella guida al collegamento POS–registratore di cassa.
Errori e casi particolari
Ho sbagliato uno scontrino: si può annullare?
Sì: gli strumenti telematici prevedono l’annullo o il reso del documento, che genera una rettifica dei corrispettivi. L’importante è usare la procedura dello strumento (non “strappare lo scontrino”): così la correzione viaggia anche verso l’Agenzia delle Entrate. Nei sistemi digitali l’operazione si fa in pochi tocchi, con tracciabilità completa.
Il registratore è fuori servizio o manca la linea
La normativa prevede procedure per il fuori servizio e la trasmissione differita: le vendite non si fermano e i dati vengono inviati al ripristino. Con le soluzioni cloud il “fuori servizio hardware” semplicemente non esiste: cambi dispositivo e continui a lavorare.
Resi e rimborsi
Il reso merce genera un documento commerciale di reso che rettifica i corrispettivi. Se pagamento e fiscalità vivono nella stessa piattaforma, al reso fiscale può agganciarsi direttamente il rimborso sul metodo di pagamento originale — un’operazione invece macchinosa quando cassa e POS sono mondi separati.
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